山本眞が考える「これからの中小企業の在り方」第11回

　今年も追い上げの時期に入って参りました。

　世間が好景気だとか不景気だとか言っても私たちは会社を立派に存続させていく義務があります。

　さて、今回は前回お話しした内部管理システムが如何に大事かと言う話に続いて実際に内部管理システムの構築の仕方をお話致します。

　色々な分野のシステムが有りますが代表的なシステムを２つほど紹介いたします。

　内部管理システムその１：売上管理のシステム化

　受注から生産そして出荷、最後に集金という流れをシステム化します。

　先ず営業部が取引先から受注を受けます。そして営業部は生産部に生産を依頼します。この時この受注が正しく生産部に伝わっているか、数量は間違っていないか、納期は何時か等を生産部から営業部に確認します。そしてそれが間違っていなければ生産にかかります。生産部は出来上がったら営業部に通知して、出荷部門に商品の発送を依頼します。出荷部は営業部に確認して出荷致します。営業部は経理部に請求書の発行を指示し、経理部は出荷部に確認して取引先に商品が付いて検認を受けたかを確認し請求書を発送致します。又経理部は、請求書の金額が入金されたかを、営業部に通知致します。これにより、初めて売上に経理部は上げる事に為ります。これが、一般的な間違えが起きない商品(売上)の流れです。

　内部管理システムその２：経理部の内部管理システム

　次に、経理部の内部管理システムを構築します。まず、経理部の売上部門についてチェックします。商品代金が入金されたかどうかを通帳等により確認し、入金が期日までにない場合は営業部に伝え、売掛金の未収として経理処理を致します。財務部はその入金を確認して預金の現在残高等を把握し、経営者に報告します。勿論、多くの中小企業は経理も財務も一緒の所が多いかもしれませんが、考え方は同じです。そして今度は、経費についての場合を考えてみます。社内から色々な経費が上がって来ますが、その一つ一つを正しいものかどうか、請求書や領収書等で経費を請求した本人に確認致します。出来れば実物も確かめる必要があり、その確認の内容の中には何時支払うべきものかも当然入ります。そしてこの数字も財務に上げていきます。そして、経理か財務で資金繰りを作成します。この資金繰りを経営者に確認してもらい、財務的に支払えるか、借入をするか等の判断をしてもらいます。

　何か文章で書くとものすごく面倒くさく感じると思いますし、この様な流れは当たりまえだよとおっしゃる方も読者の中には沢山いらっしゃると思います。

　しかし、実際にこれをチャート(図式化)する事までやっていますでしょうか？そしてどの部所でも必ず２人以上でのチェック体制が出来ていますでしょうか？

　私が必ずやって頂きたいと思うのが、上記の様な流れをチャートにする事と必ず２人以上のチェックを入れると云うことであります。

　これにより、間違えが無くなり正確な会社運営が出来ると思います。

　今回は２つの内部管理システムをご紹介しましたが、会社の経営にはもっと沢山のチャートにしなければ成らない部分が有ると思います。その全てをチャート化する事により随分と楽な管理が経営者は出来ていくと思います。