日本ゴム協会は３月７日、東京・元赤坂の東京電業会館で「２０１６年国際ゴム技術会議（ＩＲＣ２０１６Ｋｉｔａｋｙｕｓｈｕ）」の第１回組織委員会を開催し、各委員会が活動報告を行った。
最初に同協会の中瀬古広三郎会長があいさつを行い「ＩＲＣ２０１６を成功させるだけでなく、これをスタートに日本のゴム科学技術のさらなる発展を推し進めていきたい」との意欲を語った。
次に、ＩＲＣ２０１６組織委員会名誉委員長の南雲忠信日本ゴム工業会会長が「今回の催しを成功させるためには、何よりも多数の関係者の参加が不可欠」とした上で、会合への参加を社内外の関係者に積極的に呼びかけることと、展示会への出展を検討することを要請した。
また、組織委員会の五十野善信委員長は論文発表について「27ヵ国から３２０件を超える申し込みがあり、そのうち60％近くが海外。前回の横浜開催では発表総数２００件のうち海外が40％で、今回は前回比１・５倍以上の規模となる」と説明。合わせて、今回は総額１０００ポンド（約16万円）の副賞を付与する「ＩＲＣＯ学生最優秀発表論文賞」を設け、優れた若手研究者の発掘と研究奨励を図ることを紹介した。
各委員会の活動報告では、まずプログラム委員会の高田十志和委員長が論文発表申込み状況について述べた。ゼネラルセッションのテーマでは「構造・物性・解析」が最も多く、次いで「フィラーと添加物」が多い。国別では、外国で最も多いのが中国で、前回の３倍。また、ＩＲＣＯ学生最優秀発表論文賞には、16ヵ国から合計１０５件の申し込みがあるとのことだった。
募金委員会の芥川恵造委員長は、募金目標金額について、横浜の総経費が６６００万円だったのに対し、今回は経費削減努力により６２５０万円としたことを最初に述べた。
本来、この経費は主催者と参加費で賄うものだが、参加者が個人で負担をするには限度があるため、不足額を寄付金として３５００万円、特別賛助会費として６００万円の寄付に頼ることにし、寄付金はＩＲＣ本体の運営資金、特別賛助会費は事前の宣伝活動と準備に必要な資金にするとした。
寄付に関しては、現時点では65社から２８００万円、特別賛助会費については92社から４４０万円が集まっているが、まだ目標に達していないため、さらなる協力を要請した。
展示委員会の網野直也委員長は、今回の展示は横浜に比べ１・５倍の広さで開催する予定であるが、最大２・４倍まで拡張可能なため、出展小間数が集まればその大きさまで広げる考えであることを示した。
横浜では68団体、約１００小間の出展だったのに対し、今回は１５０小間以上の展示会を目標に勧誘活動を展開。現時点では30団体から44小間の出展申し込みがあり、さらに複数の団体から内諾をもらっていること、前回は海外からの出展は４団体だったが、今回はすでに８団体からの申し込みがあり、今後も中国からの９団体やインドなどからの出展を見込んでいることを明らかにした。
さらに、大学や研究機関からも出展してもらうため、今回はアカデミック・コーナーを設け、一般の展示ブースより安価な「アカデミック・パッケージ・ブース」を用意していることを紹介した。
なお、出展申し込みには早期割引期間が設けられており、３月31日までに申し込むと、出展料は５％程度割引きとなる。また、最終の出展申し込み期限は６月15日となっている。
広報・宣伝委員会の斎藤拓委員長は、パンフレットやホームページを充実させることで広報・宣伝活動を行っていることを紹介。パンフレットとホームページに使っている関門橋の写真には、ゴムの架橋の意味と、国際会議で世界中のゴム関係者の橋渡しをしたいとの願いが込められていると述べた。
接遇委員会の清水智信委員長と会場運営委員会の田中敬二委員長は所用により欠席したが、接遇に関しては北九州の工場見学と観光ツアーを企画しており、工場見学では、ブリヂストン久留米工場やトヨタ自動車九州などを訪問する予定であることが示された。
